21.02.2009

DictaTeam

Digitale Diktatlösung am Gemeinschaftskrankenhaus Havelhöhe

„Besonders hat uns die außergewöhnlich saubere Projekt- und Systemdokumentation durch DictaTeam® gefallen. Nach Abschluss dieses Projektes können wir die Ressourcen unseres Krankenhauses viel effektiver nutzen!“ EDV-Fachmann Frank Urbanski, Projektverantwortlicher am Gemeinschaftskrankenhaus Havelhöhe, Berlin

Gemeinschaftskrankenhaus Havelhöhe in Berlin

Das Gemeinschaftskrankenhaus Havelhöhe in Berlin ist ein Akut-Krankenhaus mit 291 Betten in den Abteilungen Innere Medizin, Chirurgie, Psychotherapeutische Medizin, Frauenheilkunde und Geburtshilfe. Zusätzlich hat man sich in diesem Hause einer besonderen Herausforderung gestellt. Neben einer medizinischen Diagnostik und Therapie, die auf den modernen Möglichkeiten der naturwissenschaftlichen Medizin basiert, hat man hier den ganzen Menschen im Blick. Angebote der anthroposophisch erweiterten Medizin nach der Lehre des Philosophen Rudolf Steiner ergänzen die herkömmlichen Maßnahmen eines Krankenhauses. Besondere Medikamente und Verfahren, aber auch künstlerische Therapien unterstützen auf Wunsch der Patienten den Gesundungsprozess.

Der Mensch im Mittelpunkt

Dieses umfassende Angebot macht jedem Besucher schnell klar: Hier steht der Mensch im Mittelpunkt. „Deshalb ist das Krankenhaus auch ständig bestrebt, bürokratische Strukturen so weit es geht abzubauen“, sagt Frank Urbanski, im Krankenhaus für die Verfahrens- und Anwendungsbetreuung EDV zuständig. Die Ärzte und das Pflegepersonal sollen sich um den kranken Menschen kümmern, die Verwaltung soll sie ohne viel Aufhebens dabei unterstützen. Und das so einfach und zügig wie möglich.


Dokumentation rationalisieren

Ein Baustein dieser umfassenden Bemühungen bestand darin, bei der Erstellung von Schriftstücken auf das digitale Diktieren umzustellen. In Krankenhäusern besteht ein großer Bedarf an schriftlichen Dokumenten. Aus Gründen der Qualitätssicherung muss die Arbeit der Ärzte ständig dokumentiert und bei Überweisungen müssen anderen Ärzten die Ergebnisse mitgeteilt werden.

Diese Dokumentation und Korrespondenz ist ein wichtiger Faktor für die Qualität der medizinischen Versorgung, erfordert aber viel Aufwand. Deshalb entstehen die Schriftstücke in Arbeitsteilung: Der Arzt diktiert und eine Schreibkraft schreibt. So kann sich der Arzt rasch wieder um seine Patienten kümmern.

Vereinfachung der Abläufe

Dank Hardware und Software von Olympus sowie der von DictaTeam® eingeführten Implementationsstrategien und hinterlegten, automatischen Prozesse vereinfacht im Gemeinschaftskrankenhaus Havelhöhe das digitale Diktieren mittlerweile die Arbeit des Arztes, aber auch die verwaltungstechnischen Abläufe zwischen Diktieren und dem endgültigen Ausfertigen der Schriftstücke. Der komplizierte und fehleranfällige Umgang mit Magnetbandkassetten hat ein Ende.

Beim Einrichten von digitalen Diktatsystemen gibt es jedoch sehr unterschiedliche Ansätze, die in ihren Ausprägungen teilweise äußerst kompliziert sind. Urbanski: „Der Arzt hat das Interesse an einem System, für das er die Bedienung nicht erst lange erlernen muss. Es muss schnell eingerichtet sein und muss schnell funktionieren. Für etwas anderes ist im Krankenhaus keine Zeit.“

Hier hat der Arzt auf seiner Station ein für den professionellen Einsatz entwickeltes digitales Olympus Diktiergerät im mobilen Einsatz, das er überallhin mitnehmen kann, in die Ambulanz, in die verschiedenen Untersuchungsräume oder ins Bereitschaftszimmer. So ist er ständig in der Lage, ein Diktat aufzusprechen. Meist wird dies jedoch am Schreibtisch erledigt, wo die nötigen Unterlagen wie die Krankenakte zur Hand sind. Das Gerät speichert den gesprochenen Text als digitale Audiodatei und vergibt einen sinnvollen Dateinamen, der alle wesentlichen Informationen für die spätere Zuordnung des Diktates zum Patienten im Krankenhausinformationssystem enthält.

Dann steckt der Arzt das Gerät in die dafür vorgesehene Dockingstation, die an einen PC angeschlossen ist. Ohne dass er einen Knopf zu drücken braucht, liest die installierte Diktatsoftware automatisch die Diktatdatei aus dem Gerät aus und sendet sie über das interne Computernetzwerk an den zentralen Server im Rechenzentrum des Krankenhauses.

Das Diktiergerät steht dem Arzt sofort für weitere Diktate zur Verfügung. Er braucht sich um die Datei nicht mehr zu kümmern.

Gleichzeitig bekommt die Diktat-Software im PC der zuständigen Schreibkraft eine Mitteilung über die eingegangene Datei, ihre Herkunft und die Priorität. Die Funktionen der Software stellen sicher, dass alle Diktate in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit abgearbeitet werden können.

Es ist auch vorgesehen, dass nur die zuständigen Schreibkräfte mit dem Schreiben des Dokuments betraut werden. Denn das Krankenhaus legt Wert darauf, dass jede Schreibkraft nur für die eigene Fachabteilung schreibt. Diese Spezialisierung vermeidet Nachfragen und Missverständnisse und ist einfach zu bewerkstelligen. Denn die Zuordnung der Dateien zur jeweiligen Schreibkraft übernimmt die Software automatisch.

Die Zeiten, in denen eventuell unzureichend beschriftete Magnetbandkassetten mit dem Botendienst durch das Gebäude oder sogar über Land transportiert werden mussten, sind vorbei. Verlust der Kassetten und falsche Beschriftung sind keine Missgeschicke mehr, die einen Arzt von seinem Patienten ablenken.

Starke Partner

Neben den eigenen Schreibkräften ist das Krankenhaus auch in der Lage, Personal eines externen Schreibbüros einzubinden. Diese Einbindung ist mithilfe der Funktionen des digitalen Diktierens sehr einfach. Denn über geschützte Datenleitungen (Virtual Private Network VPN) erhalten die externen Schreibkräfte sofort die Audiodateien auf ihre Rechner und schreiben die Texte, wenn gewünscht direkt in das Krankenhausinformationssystem, hier „Clinixx“.

Damit erscheinen die geschriebenen Dokumente unmittelbar in der digitalen Patientenakte. Im Krankenhaus können sie dann ausgedruckt und unterzeichnet werden. So stellt die Verwaltung sicher, dass auch in Spitzenlastzeiten alle Schriftstücke rechtzeitig ausgefertigt werden und keine Post liegen bleibt. Krankheitsbedingte Ausfälle und Urlaubszeiten der internen Schreibkräfte werden überbrückt.

Olympus ist einer der weltweit führenden Hersteller professioneller opto-digitaler Produkte für den Geschäfts- und Freizeitbereich sowie für Medizin, Wissenschaft und Industrie. Das betrifft auch den Bereich der digitalen Diktiersysteme. Für den professionellen Einsatz liefert Olympus herausragende Lösungen mit Geräten, Zubehör und Software, die auf Wunsch auch in beliebige andere IT-Umgebungen, wie RIS, PACS, KIS, integrierbar ist. Die in Havelhöhe eingeführte Diktatsoftware ist auf Windows, Macintosh, Windows Terminalserver und Citrix Presentation Server lauffähig.

Für die Arbeiten vor Ort im Gemeinschaftskrankenhaus Havelhöhe war das Unternehmen DictaTeam® verantwortlich. Die Experten aus dem westfälischen Westerkappeln übernahmen die Installation, die Parametrierung sowie die Schulung der IT-Abteilung und der Ärzte. So wurde ein reibungsloser Übergang auf die neue Technologie möglich.

DictaTeam® ist eines der wenigen Unternehmen in Deutschland, das vom mobilen Diktiergerät und stationären Diktiermikrofon über verschiedene, betriebssystemübergreifende Diktatsoftwarelösungen bis zum §203 StGB- und bundesdatenschutzgesetzkonformen Transkribieren von Texten seinen Kunden einen Vollservice bietet. Die Texte kommen in dem Format zurück, wie die Kunden sie benötigen, egal über welchen Weg und egal über welche Schnittstellen.

Kompatibel zu allen Systemen

Eine besondere Herausforderung war dabei, dass die PC auf den Schreibtischen der Mitarbeiter mit Microsoft-Windows-Systemen ausgestattet sind, die Daten aber noch zentral auf File-Servern lagen, die mit Linux-Systemen liefen. Es war zwar vorgesehen, auch die Server auf Windows Server 2003 umzustellen, aber das digitale Diktatsystem sollte noch vor dieser Umstellung installiert werden, um früher zur Verfügung zu stehen.

Eine kompetente Ausführung bei der Installation war damit absolute Voraussetzung, um die Schwierigkeiten bei der Datenkompatibilität zwischen Windows und Linux zu überwinden.

EDV-Fachmann Frank Urbanski freut sich über die gelungene Abwicklung des Projekts: „Besonders hat uns die außergewöhnlich saubere Projekt- und Systemdokumentation durch DictaTeam® gefallen. Nach Abschluss dieses Projektes können wir die Ressourcen unseres Krankenhauses viel effektiver nutzen!“

Es entspricht dem Leitbild des Krankenhauses, Respekt vor der Persönlichkeit des Patienten aufzubringen, auf die Bedürfnisse und Wünsche des erkrankten Menschen einzugehen und sie soweit als möglich in den Behandlungsvorgang mit einbeziehen. Durch den Einsatz moderner Technik von Olympus und zielführender Konzepte von DictaTeam® hat das Personal nun die Zeit gewonnen, diesen Anspruch noch besser in die Tat umzusetzen.