20.08.2012

Philips Speech Processing Consumer Lifestyle

Digitales Diktat im Krankenhaus: Tiefe Integration bringt maximalen Nutzen

Wird ein Integrationsspezialist hinzugezogen, gewährleistet das eine bestmögliche Verknüpfung von Diktat mit Patientendaten in den klinischen Informationssystemen, eine passgenaue Abstimmung auf die IT-Umgebung und eine optimale Anpassung der Hardware für die Erstellung der Diktate.

Wenn sie gut gemacht wird, bringt die Einführung von digitalem Diktat in Krankenhäusern Effizienzgewinne in der Größenordnung von 20 bis 30 Prozent. Wie viel es im Einzelfall ist, hängt zwar maßgeblich davon ab, wie die Prozesse der Dokumentenerstellung vorher aussahen. Die Regel ist aber, dass es mit der Einführung des digitalen Diktats zu einer Verschlankung der Prozesse kommt, die nicht stattgefunden hätte, wenn die analoge Diktierwelt beibehalten worden wäre. Dass digitales Diktat Effizienzgewinne bringt und bei den Ärzten eine relativ hohe Akzeptanz genießt, hat sich herumgesprochen. Etwa 60 Prozent der deutschen Kliniken haben digitale Diktiersysteme im Einsatz, allerdings nicht zwangsläufig auf allen Stationen.

Software mit Service steigert Erfolge
Ein Grund, warum der Rollout des digitalen Diktats mitunter stockt, wenn es daran geht, technikfernere Abteilungen wie die Chirurgie oder auch Teile der Inneren Medizin auszustatten, ist oft eine suboptimale Integration des Diktats in die Abläufe der Dokumentenerstellung und speziell in die klinischen Informationssysteme. Abhilfe schaffen können hier Softwareanbieter mit einem spezialisierten Serviceportfolio - wie beispielsweise 4voice, DFC-Systems und MediaInterface. Sie können digitale Diktatlösungen optimal auf die variablen Prozess- und Hardware-Bedürfnisse unterschiedlicher Krankenhäuser abstimmen und sorgen für eine praxistaugliche Integration in existierende Informationssysteme, allen voran in die Klinik- und Radiologieinformationssysteme.

„Durch den integrierten Ansatz werden die Diktate unmittelbar bei der Erstellung mit Zusatzinformationen wie etwa Patientenname, Geburtsdatum, Fallnummer oder Dokumententyp versehen. Das erleichtert die Zuordnung der Diktate zum Patienten, verringert Fehlerquellen, vermeidet Doppelerfassung und führt so letztlich zu einer deutlich höheren Qualität und Zuverlässigkeit der Dokumentation“, fasst DFC-Systems-Geschäftsführer Holger Ladewig die Vorteile eines integrierten Ansatzes beim digitalen Diktat zusammen.

Je höher das Diktatvolumen, desto wichtiger die Integration
Generell gilt: Je mehr diktiert wird, umso offensichtlicher werden die Vorteile einer Integration in die jeweiligen Informationssysteme. In der Radiologie, aber auch beispielsweise in Klinikambulanzen, wo teilweise dreistellige Zahlen an Diktaten pro Tag anfallen, ist die Zuordnung von Diktat und Patient geradezu eine Conditio sine qua non. „Bei der klassischen Akte aus Papier wurde das so gelöst, dass das Band in die Akte gelegt wurde. Damit war die Zuordnung klar. Bei einem digitalen Diktat ist der Schreibdienst in solchen Situationen ohne Integration verloren“, sagt Kurt Martin, Vorstand des Anbieters 4voice. Integration ist allerdings nicht gleich Integration: „Entscheidend ist, dass intelligente Workflows ermöglicht werden“, so Martin.

Arbeitslisten, aus denen auch für Kollegen klar hervorgeht, welche Diktate schon bearbeitet sind, eine automatische Öffnung von Folgediktaten sobald das vorangehende Diktat versendet wurde, die Möglichkeit, patientenbezogen in Diktate hinein zu hören, all das macht sowohl den Ärzten als auch den Schreibkräften den Alltag leichter.

Komplexe IT-Umgebungen erfordern hohes Know-how
Die Integration des digitalen Diktats in die klinischen Informationssysteme ist eine Frage der Schnittstellen. Die Informationssysteme sind aber nicht alles: „Integration bedeutet auch die Einpassung des digitalen Diktats in die IT-Umgebung des Kunden“, betont Robert Gröber, Geschäftsführer von MediaInterface. Viele Kliniken arbeiten z.B. mit Citrix. Aber auch virtualisierte Serverumgebungen und der Einsatz von Windows Terminal Services nehmen zu.

„Die IT-Umgebungen werden auch durch die zahlreichen Fusionen der Krankenhäuser immer größer und komplexer. Vielen IT-Abteilungen fällt es zunehmend schwerer, Herr über die eigenen Systeme zu sein und zu bleiben. In solchen Situationen bieten die Integratoren das nötige technische Know-how, um zu gewährleisten, dass das digitale Diktat auch in komplexen IT-Umgebungen stabil und performant läuft“, so Gröber.

Mehr und mehr gehört dazu auch der Rechenzentrumsbetrieb, gerade in Einrichtungen mit mehreren Standorten. Der Trend, dass Klinikinformationssysteme und andere Dokumentationssysteme zunehmend als Service via Rechenzentren oder private Cloud angeboten werden, dürfte auch vor dem digitalen Diktat nicht halt machen. „Integratoren können in solchen Rechenzentrumsszenarien dafür sorgen, dass Ärzte mit dem gleichen Profil in unterschiedlichen Informationssystemen diktieren können, also keinerlei doppelte Benutzerführung nötig ist“, so Ladewig.

Noch komplexer wird die Umsetzung, wenn externe Schreibdienstleister angebunden werden sollen. „Hier sind dann nicht nur technische Herausforderungen zu lösen, sondern auch Datenschutzfragen zu beantworten“, betont Gröber. Ein Versand von Diktaten ohne identifizierende Informationen und die automatische Zusammenführung nach der Übermittlung des transkribierten Diktats, auch solche Szenarien können Integratoren umsetzen.

Die Hardware muss passen
Der dritte Aspekt der Integration des digitalen Diktats ist die Einbindung der Diktier-Hardware. Die klassische Variante läuft über stationäre Diktate, bei denen kabelgebundene Mikrofone eingesetzt werden und das Diktat im jeweiligen Informationssystem direkt dem Patienten zugeordnet werden kann.

Die Mikrofone der SpeechMike-Serie von Philips gelten hier seit vielen Jahren als der etablierte Standard und als besonders flexibel zu integrieren; beim SpeechMike Air beispielsweise, so berichten Vertriebspartner, liegt der Integrationsaufwand bei weniger als fünfzehn Minuten. Dies hängt auch damit zusammen, dass die Integrationsschnittstelle kontinuierlich weiterentwickelt wurde; die neuen Features werden einfach zu der bestehenden Integration hinzugefügt.

Die Schnittstellen des SpeechMike unterstützen die neuesten Betriebssysteme und virtuelle Umgebungen: Das SpeechMike kann unter Windows 7,64-Bit verwendet werden – und unter Citrix, Windows Terminal Server, VM-Ware, und Microsoft Virtualisierungsumgebungen Hyper-V und App-V. Windows 8 ist bereits heute in Planung.

Der neueste Clou ist die „Side-by-side Installation“. Sie ermöglicht, Gerätetreiber ohne Registrierung auf Windows Betriebssystemen auszurollen. Die Treiberdateien werden in einen frei definierbaren Ordner kopiert und können von dort angesprochen werden. Dem Anwender bleibt somit ein umfassender Software-Rollout erspart.

Mit dem neuen SpeechMike III werden zusätzlich in Sachen Umweltschutz neue Standards gesetzt: Das Verpackungsmaterial wurde erheblich verringert und der Stromverbrauch um die Hälfte reduziert. Das SpeechMike III ist dadurch als „Low Power“-USB-Gerät klassifiziert und kann problemlos an herkömmlichen USB-Anschlüssen betrieben werden, und zwar auch dann, wenn diese nicht die vollen 500 mAmp gemäß USB-Spezifikation zur Verfügung stellen.

Um in Hinsicht auf das Diktierhardware-Management Effizienz zu gewährleisten, eignet sich die Philips Remote Device Management Software. Durch die zentrale Administration von Geräteeinstellungen der Philips Diktiergeräte für Einzelpersonen, Gruppen und Teams oder das gesamte Unternehmen, vor allem in großen Einsatzszenarien wie Krankenhäusern, sparen Anwender in der IT-Abteilung Zeit und Ressourcen.

Mobilität wird wichtiger
Das stationäre, kabelgebundene Diktat, bei dem die Ärzte das ganze Spektrum der Patientendaten am Monitor zur Verfügung haben, wird auch in Zukunft wichtiger Pfeiler der Dokumentenerstellung im klinischen Alltag bleiben. Zunehmende Bedeutung gewinnt aber auch das mobile Diktat, das unter anderem bei der mobilen Visite und beim Diktieren in Funktionsräumen wie OP-Saal oder Katheterlabor gefragt ist, wo kurze und oft sehr standardisierte Berichte oder Befunde zu diktieren sind.

Auch beim mobilen Diktieren ist wieder das Knowhow der Integrationsspezialisten gefragt. Traditionelle Diktiergeräte, wie das Philips Digital Pocket Memo lassen sich über eine Docking-Station aufladen und mit der IT synchronisieren. Diese werden mittlerweile zunehmend ergänzt durch Smartphones und Tablet-Computer mit Diktierfunktionen. Die Anbindung an die Klinik-IT erfolgt hier über WLAN. Auch Cloud-basierte Lösungen werden mittlerweile angeboten, bei denen Diktier-Apps, die Patientenlisten zur Verfügung stellen, eine komfortable Zuordnung des mobilen Diktats zum Patienten und damit eine umfassende Integration erlauben. „Mühsames Suchen eines Diktats aus einer digitalen Liste gehört der Vergangenheit an, da das Diktat eindeutig dem Fall zugeordnet werden kann. Durch die zeitnahe Erstellung der Diktate zum Beispiel auf einem Smartphone wird die Dauer der Dokumentationserstellung weiter verkürzt und trägt somit zur Prozessoptimierung bei“, resümiert Martin von 4voice.