27.09.2005

Dr. Binner Consulting & Software

Workflow- und Dokumentationsmanagement

Systematisches Vorgehensmodell zur integrierten Prozess- und
Systematische Einführung eines integrierten WORKflow-
und Dokumentationsmanagements im Krankenhaus
erhöht die Wirtschaftlichkeit


Der Kostendruck auf die Kliniken und damit auf die verantwortlichen Manager nimmt permanent zu. Benötigt werden einfache, schnelle und kostengünstige Lösungen zur Organisations- und Prozessverbesserung. Ein großes Potenzial zur Verbesserung der Wettbewerbsposition liegt in der Einführung von klinischen WORKflows auf Grundlage vorher im Sinne von Best practices optimierter und standardisierter Prozesse zusammen mit einem integrierten Organisationsmanagement.
Eine kürzlich durchgeführte Studie der Manchester Business School in Deutschland, Großbritannien und Frankreich zum Grad der Automatisierung von Krankenhausprozessen und der Einrichtung der dafür notwendigen IT-Infrastrukturen zeigt, dass bisher nur knapp ein Viertel aller Befragten automatisierte Prozessabläufe eingeführt haben.
Um die bisher nicht genutzten Rationalisierungspotenziale zu aktivieren, hat Dr. Binner Consulting & Software, Hannover, ein systematisches Vorgehensmodell zur einfachen und schnellen und kostengünstigen integrierten Prozessorganisationsimplementierung und der darauf aufsetzenden WORKflow-Generierung entwickelt. Über diese abteilungsübergreifenden klinischen WORKflows lassen sich die technischen Belange ebenso wie die ökonomischen Anforderungen strukturiert und automatisiert erfüllen. In Abbildung 1 ist die systematische Vorgehensweise in sechs Schritten dargestellt.
Die im Rahmen einer in Schritt 1 zu konstituierenden Projektorganisation durchgeführte Installation von klinischen WORKflows ist ein Schwerpunkt der Prozess-Ist-Analyse und –Schwachstellen-Analyse. Mit dem SYCAT®-Process Designer werden anschließend in Schritt 2 – gemeinsam mit den Beteiligten – DRG-bezogen klinische Pfade abteilungsübergreifend visualisiert und Schwachstellen lokalisiert.
Mithilfe der SYCAT®-Organisations-Prozess-Darstellung (OPD) wird dabei der zu automatisierende Prozess einfach, transparent – das heißt klar - strukturiert abgebildet. Auf diese Weise landen anschließend die richtigen Dokumente zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle. Freigaben werden an der richtigen Prozessfunktion erteilt. Eskalationsstufen werden eingehalten. Es schließt sich in Schritt 3 die Prozessoptimierung mit Implementierung des neuen Prozesses an. Der so entwickelte Sollprozess ist jetzt nicht nur Vorlage für die Generierung der automatisierten WORKflow-Abläufe, sondern auch gleichzeitig Verknüpfungspunkt für das Qualitäts- und Risikomanagement im Krankenhaus. Das heißt, die in SYCAT® dokumentierten Krankenhaussollprozesse sind Grundlage für die Beschreibung und Implementierung des prozessorientierten Qualitäts- und Risikomanagements. Mit SYCAT®-DLV wird gleichzeitig eine normkonforme Dokumentenlenkung und -verwaltung mit Bereitstellung im Intranet angeboten.
Es schließt sich in Schritt 3 die Prozessoptimierung mit Implementierung des neuen Prozesses an. Der so entwickelte Sollprozess ist jetzt nicht nur Vorlage für die Generierung der automatisierten WORKflow-Abläufe, sondern auch gleichzeitig Verknüpfungspunkt für das Qualitäts- und Risikomanagement im Krankenhaus. Das heißt, die in SYCAT® dokumentierten Krankenhaussollprozesse sind Grundlage für die Beschreibung und Implementierung des prozessorientierten Qualitäts- und Risikomanagements. Mit SYCAT®-DLV wird gleichzeitig eine normkonforme Dokumentenlenkung und -verwaltung mit Bereitstellung im Intranet angeboten.
In Schritt 4 folgt das Design der SYCAT®-WORKflow-Lösung mit dem WORKflow-Editor. Mithilfe der Simulation können Lösungsvarianten durchgespielt werden. Diese Lösung zeichnet sich außerdem dadurch aus, dass eine klare Kostenaussage für die WORKflow-Implementierung abzuleiten ist. Weiter kann eine transparente Kosten-Nutzenbetrachtung angestellt werden. Dies führt zu einer reproduzierbaren Bewertung über die Zweckmäßigkeit dieser Investition.
Es schließt sich in Phase 5 die Implementierung von SYCAT®-WORKflow über ein neuartiges design-to-Work-Konzept an. Inbegriffen ist auch eine Mitarbeiterschulung. In Schritt 6 wird diese systematische Vorgehensweise mit einem Management-Review abgeschlossen. Hierbei steht die Bewertung der WORKflow-Zielerfüllung der vorgegebenen geschäftlichen, betrieblichen, ökonomischen und personellen Zielsetzungen im Blickpunkt. Nutzen für diese Vorgehensweise ist beispielsweise
• Integrierter Prozessorganisations- und WORKflowmanagementsystem-Gestaltungs-ansatz
• Individuelle WORKflow-Anpassung mit klarer Kostenkalkulation
• Einfache Modifizierung der Krankenhausprozesse
• Erfüllung der aktuellen Normen-, Richtlinien- und Vorschriftenforderungen
• Flexible Erweiterbarkeit bei Prozessänderungen
• Ablage-, Weiterleitungs- oder Bearbeitungsfehler entfallen
• Komplette integrierte webbasierte Dokumentationsverwaltung
• Weitere integrierte SYCAT®-Prozessmanagementfunktionen zur Prozessoptimierung sind zum Beispiel:
- Audit - FMEA - KTQ
- BSC - QFD - EFQM
- KVP - DLV - Mobile.
• Vernetzung über mehrere Standorte
• Kostenersparnis durch Effektivitäts- und Effizienzsteigerung der Geschäftsprozesse
• Systematischer datenbankorientierter Wissensmanagementaufbau
Über das beschriebene Vorgehen der SYCAT®-WORKflow-Managemententwicklung und –implementierung lassen sich Kosten, Umsetzungszeit und Rerturn on Investment (ROI) sehr exakt kalkulieren. Über eine einfache und schnelle Installation der SYCAT®-WORKflow-Lösung kurzfristig realisiert

Informationen: Internet: www.sycat.de eMail: info@cim-house.de Telefon: 0511 / 848648-200

16.-19.11.2005 Düsseldorf
Medica 2005
Halle 16, Stand G 15